Partager son agenda pour la prise de rendez-vous

Ouvrez calendar.google.com sur un ordinateur, ou votre calendrier Outlook si c’est votre outil.

Le conseil qui change tout. Créez un agenda séparé pour vos rendez-vous clients, au lieu de partager celui où vit votre vie entière. Cela prend 2 minutes et vous n’aurez plus jamais à vous demander ce que l’autre voit.

Dans Google Agenda, colonne de gauche, cherchez la ligne Autres agendas et cliquez sur le signe plus, puis sur Créer un agenda. Donnez-lui un nom clair, du type Rendez-vous clients. Vérifiez le fuseau horaire proposé, il doit indiquer Paris pour une activité en France.

• Si vous avez déjà un agenda professionnel bien séparé, vous pouvez l’utiliser tel quel.
• Si tout est mélangé, l’agenda dédié est vraiment la bonne idée.

Sur ordinateur, obligatoirement. Le partage avec une personne précise n’existe pas dans l’application mobile. Si vous n’avez qu’un téléphone, ouvrez calendar.google.com dans votre navigateur et demandez la version pour ordinateur. Les boutons seront petits, mais tout y est.

Dans la colonne de gauche, passez votre souris sur le nom de l’agenda à partager. 3 points apparaissent à droite de son nom. Cliquez dessus, puis sur Paramètres et partage.

Vous arrivez sur la page des réglages de cet agenda. Faites défiler jusqu’à la rubrique Partager avec des personnes ou des groupes en particulier.

Sur Outlook, la logique est identique. Faites un clic droit sur le nom de votre calendrier, puis choisissez Partage et autorisations. Le vocabulaire diffère, la démarche est la même.

Attention à ne pas confondre avec l’autre rubrique. Juste au-dessus se trouve un partage ouvert à tout le monde, ou à toute votre entreprise. Ce n’est pas celui-là qu’il vous faut. Vous cherchez le partage nominatif, celui où l’on saisit une adresse e-mail.

Cliquez sur Ajouter des personnes et des groupes.

• Saisissez notre adresse contact@metabacklinks.com.
• Dans la liste des autorisations, choisissez Apporter des modifications aux événements.
• Validez avec Envoyer.

Pourquoi ce niveau précisément. Google propose 4 autorisations, de la plus discrète à la plus large. Voir seulement les disponibilités, voir le détail des événements, apporter des modifications aux événements, et enfin apporter des modifications et gérer le partage.

La 3e est celle qu’il vous faut. Elle permet de poser un rendez-vous et de le déplacer, sans permettre de partager votre agenda à d’autres personnes. C’est le bon équilibre.

Si Google refuse l’adresse en indiquant qu’elle n’est pas valide, c’est presque toujours un espace resté collé devant ou derrière. Retapez-la à la main plutôt que de la coller.

Notre adresse apparaît maintenant dans la liste, avec l’autorisation que vous avez choisie à côté. C’est le seul contrôle à faire.

Le partage prend effet tout de suite. Il n’y a rien à installer, rien à nous envoyer, et aucun fichier à télécharger.

Un mot sur les libellés. Google et Microsoft renomment régulièrement ces écrans. Si vous lisez Modifier les événements au lieu de Apporter des modifications aux événements, c’est la même autorisation. Fiez-vous au sens plutôt qu’au mot exact.

Le lien direct, et les 4 niveaux de partage.

Lien direct vers les parametres d'agenda
  https://calendar.google.com/calendar/r/settings

Chemin de menu
  Google Agenda → passez la souris sur l'agenda concerne (colonne de gauche)
                → menu ⋮ → Parametres et partage
                → Partager avec des personnes ou des groupes

Les 4 autorisations, et laquelle choisir.

| Autorisation | Ce que la personne voit | |---|---| | Voir uniquement les disponibilités | Occupé ou libre, sans aucun détail | | Voir tous les détails | Le titre, les participants, le lieu de chaque rendez-vous | | Apporter des modifications | Peut créer et déplacer vos rendez-vous | | Gérer le partage | Peut donner accès à d'autres personnes |

👉 Pour une prise de rendez-vous, « Apporter des modifications » sur un agenda dédié. Pas sur votre agenda principal.

Pourquoi un agenda dédié change tout. Vous en créez un second, nommé par exemple Rendez-vous clients, et vous ne partagez que celui-là. Vos rendez-vous personnels, médicaux ou familiaux restent invisibles, et le prestataire voit quand même vos vraies disponibilités si vous laissez votre agenda principal marqué comme occupé.

La vérification, en 30 secondes.

1. Rechargez la page de partage : l'adresse ajoutee doit apparaitre
   avec l'autorisation choisie.
2. Ouvrez votre agenda principal et verifiez qu'il n'est PAS dans la liste
   des agendas partages. C'est l'oubli le plus frequent.
3. La personne recoit un courriel d'invitation, elle doit l'accepter.
   Tant qu'elle ne l'a pas fait, le partage n'est pas actif.

Votre agent remplit votre agenda pendant que vous travaillez. C’est très exactement l’idée.

Ce qu’il fait concrètement. Il répond à un prospect à 22 heures un dimanche, lui propose vos 3 prochains créneaux libres, pose le rendez-vous et envoie la confirmation. Vous le découvrez le lendemain matin dans votre agenda.

Ce qu’il ne fait jamais. Il ne touche pas à vos rendez-vous existants, il ne lit pas vos e-mails et il ne voit rien des agendas que vous n’avez pas partagés.

Pensez à bloquer vos indisponibilités. Vos déjeuners, vos trajets, vos jours de fermeture. Tout ce qui est posé dans l’agenda partagé n’est jamais proposé à un client.

Pour retirer le partage un jour, vous revenez sur cette même page et vous cliquez sur la croix à droite de notre adresse. C’est immédiat, sans préavis et sans avoir à nous prévenir.